Ich habe schon oft Unterhaltungen mit anderen geführt, die der Meinung waren, dass Tags an sich überflüssig sein. Alles, was man so braucht, könne man auch in einer hierarchischen Struktur abbilden.

Natürlich ist es jedem selbst überlassen, ob er damit zurecht kommt oder nicht, aber hierarchische Strukturen stoßen schnell an ihre Grenzen.

Gehen wir dazu mal auf die Dateiebene. Die allermeisten nutzen heute immer noch die sehr alte Methode der Einsortierung mittels Ordnerstrukturen. Wir haben uns an diese Denkweise gewöhnt und sehen diese daher als gut und funktionierend an. Ich muss aber leider immer wieder feststellen, dass diese nur ungenügende Kategorisierungsoptionen bietet.

Hier ein Beispiel. Wenn man nur eine Ordnerstruktur zum Kategorisieren nimmt, dann hätte man vielleicht einen Ordner für “Dokumente”, wo es einen Unterordner “Rechnungen” gibt, in dem alle Rechnungen abgelegt werden. Ich z.B. bestelle häufig bei Amazon, daher würde es Sinn machen, einen weiteren Unterordner “Amazon” anzulegen. Soweit so gut.
Jetzt kommt aber das Problem: was ist, wenn ich gerne meine Einkäufe weiter aufteilen möchte. Ich will dadurch sehen können, wieviel ich in einem Monat für DVDs ausgegeben habe. Klar, ich kann natürlich einen weiteren Unterordner “DVDs” anlegen. Aber was, wenn ich nicht nur bei Amazon bestelle, sondern auch noch woanders? Dann hätte ich neben dem “Amazon” Ordner noch einen anderen Ordner, in dem ebenfalls ein “DVDs” Ordner liegt. Um die Ausgaben für alle DVDs zu erhalten, müsste ich jetzt schon eher umständlich in beiden Ordnern nachschauen.

Mit Tags wäre das einfacher. Ich könnte die Ordnerstruktur beibehalten und den Rechnungen in den “DVDs” Unterordnern den Tag “DVDs” und “Rechnungen” geben. Schon hätte ich über eine Suche nach diesen beiden Tags eine zentrale Übersicht über meine Rechnungen, bei denen ich DVDs gekauft habe.

Ein weiteres Beispiel, dass ich noch gravierender finde: Es gibt eine Datei, die mehreren ‘Kategorien’ zugeordnet ist. Wenn man nur Ordner benutzt, kann es schnell vorkommen, dass man eine Datei entweder doppelt auf der Festplatte ablegen müsste oder sich merken müsste, dass die Datei dann nur bei Kategorie A und nicht bei Kategorie B zu finden ist. Für jemanden wie mich, der eher vergesslich ist, absolut keine Lösung. Als Beispiel sei hier mal wieder Amazon genannt. Ich habe einen Artikel bestellt und festgestellt, dass ich ihn doch nicht haben will. Also wird er zurückgeschickt.
Ich brauche eine Info, dass die Rechnung damit ungültig ist. Aber das Dokument ist ja nicht wirklich eine Rechnung, daher sollte die Datei eigentlich noch woanders liegen. Oder halt nur im Ordner “Rechnungen” und nicht im Ordner “Retour”.
Mit Hilfe von Tags wäre es hier ziemlich egal, wo die Datei liegt, da man nur über Tags sucht und so die Zuordnung auch wieder findet.

Tags sind also etwas sehr sinnvolles. Nur wie nutzen? Windows und Mac OSX haben Unterstützung dafür eingebaut. Bei Windows kann man über die Eigenschaften einer Datei Stichwörter vergeben und beim Mac sind es die Spotlight Kommentare. Die Suche unter Windows ist mehr als unzureichend, die Spoptlight Suche ist da schon deutlich besser, aber immer noch nicht der Weisheit letzter Schluss.

Ich habe für Windows kein Tool gefunden, das mit den Stichwörtern arbeiten würde. Unter dem Mac gibt es ein hervorragendes Tool, das ich gerade noch teste: Leap. Einen ausführlichen Test werde ich später verfassen, wenn ich ein wenig mehr Erfahrung gesammelt habe.